La caisse enregistreuse, une obligation qui offre des avantages

Depuis le 1er juillet 2018, les commerces soumis à la TVA sont dans l’obligation de disposer d’un système d’encaissement des transactions non modifiable et enregistrant toutes les données. Dans ce cadre, la caisse enregistreuse est ainsi devenue incontournable et équipe dorénavant une large partie des commerces. Plus qu’un simple appareil destiné à encaisser et permettant de répondre aux obligations légales, la caisse enregistreuse a de nombreux atouts que les gestionnaires, mais aussi ses utilisateurs au quotidien ne manquent pas d’apprécier.

Systèmes d’encaissement : le cadre législatif

Suite à la loi de finances de 2016 visant à lutter contre les fraudes à la TVA et les dissimulations de recettes, le législateur a mis en place l’obligation pour tous les commerces soumis à la TVA d’utiliser un moyen d’encaissement et d’enregistrement des transactions répondant à plusieurs critères. Celui-ci doit ainsi permettre un enregistrement des données d’encaissement ainsi que leur conservation et leur archivage. Par ailleurs, ce système doit être sécurisé et inaltérable c’est-à-dire qu’aucune modification ou suppression ne doit pouvoir être réalisée.

Ces différents critères doivent être garantis par le constructeur au moyen d’une certification par exemple comme la norme NF525. Cette obligation a été mise en œuvre dès le 1er janvier 2018, mais les inspecteurs pouvaient alors encore faire preuve de souplesse néanmoins les contrôles depuis le 1er janvier 2019 sont beaucoup plus strictes et les contrevenants s’exposent à des amendes de 7500 euros en cas de défaut d’équipement. Comme pour la plupart des amendes, il est possible de ne pas avoir à la régler si l’on s’équipe conformément au cadre légal d’une caisse enregistreuse certifiée dans les 60 jours suivants le contrôle.

L’intérêt d’une caisse enregistreuse

Au-delà du fait qu’une caisse enregistreuse permet de répondre aux exigences légales concernant la gestion d’un commerce et de faciliter le travail de l’administration fiscale en cas de contrôle, cet outil offre également de nombreux avantages au quotidien au gestionnaire. En effet, si l’enregistrement des données est prévu pour répondre à un contrôle il peut également être utilisé pour la tenue de la comptabilité du commerce et la facilitera grandement puisqu’elle enregistre aussi bien les transactions que leur montant, le mode de paiement, la date et l’heure de la transaction, etc. Autant de données pouvant être consultées à n’importe quel moment par l’utilisateur. Par ailleurs, les caisses enregistreuses sont dotées de logiciels de gestion particulièrement performants et intéressants. Grâce à ces derniers et à leurs diverses fonctionnalités, certaines tâches liées à la gestion du commerce sont largement optimisées comme la gestion des stocks. En effet, le logiciel de gestion intégré dans la caisse permet de tenir l’état des stocks à jour en permanence afin de mieux anticiper les commandes et d’éviter ainsi les ruptures de stocks de certains produits.